Formation à l'élaboration du plan de classification et des outils de conservation des archives du MDC
par BISSIRIOU A.Mohamed Loukman
13/10/2023
Informations
Le Ministère du Développement, et de la Coordination de l’Action Gouvernementale (MDC), à travers la Direction des Systèmes d’Information (DSI) a organisé du 2 au 10 octobre 2023 à la salle de conférence de la DSI une formation des cadres non informaticiens de la Direction une formation sur l’élaboration du cadre de classement et des outils de gestion des archives du ministère. Au total huit cadres de la direction ont suivi cette formation. La formation a été assurée par Monsieur ABATI Bankolé Lefi, consultant formateur.
La formation s’est déroulée en deux phases, l’une théorique et conceptuelle visant à échanger des connaissances des archives et l’autre, pratique et opérationnelle qui a permis l’élaboration du cadre de classement et du calendrier de conservation des archives du SGM et de la DSI. Les cérémonies d’ouverture et de clôture ont été présidée par M. Liamidi LAGUIDE, Directeur des Systèmes d’Information (DSI).
Cérémonie d’ouverture
Le DSI, dans son allocution d’ouverture, a mis l’accent sur l’importance de la conservation des archives dans l’administration et a ensuite appelé les participants à bien suivre les communications qui leur seront présentées.
Présentation du guide méthodologique.
Monsieur ABATI Bankolé Lefi a expliqué que le plan de classification est le premier instrument de repérage intellectuel des documents. Il favorise un meilleur contrôle de l’accès aux documents, et constitue aussi un support essentiel au respect des lois en vigueur, de même que des droits et obligations des producteurs de documents. Il fournit un cadre uniforme de classement et de repérage, assure la qualité et la pertinence des documents conservés de même que leur sécurité car mieux identifiés, les documents seront mieux protégés, notamment avec les règles de gestion spécifiées dans le calendrier de conservation.
A la fin de la présentation, les participants ont exprimés leurs intérêt pour la formation en posant beaucoup de questions de compréhension et des préoccupations qui concernent le moment où l’administration va vraiment s’intéresser à la question des archives et à investir dans leur meilleure gestion.
Exercice pratique
Après trois jours de théorie, toute l’équipe en formation s’est rendu dans les différents services du SGM et de la DSI pour interroger les cadres sur leurs archives et les délais de conservation dans les bureaux
- Aptitudes après la formation
A l’issue de la formation, les participants sont aptes à :
- les agents de la DSI sont formés à l'élaboration du cadre de classement ;
- les agents de la DSI sont formés à l'élaboration du tableau de gestion ;
- les agents de la DSI sont formés à l'implémentation des outils de gestion ;
- les projets de cadre de classement et de tableau de gestion sectoriel (cas de la DSI et du SGM) sont élaborés.
Les cadres ainsi formés ont pris l’engagement de mieux gérer les documents au niveau de leurs services en adoptant de meilleures manières de faire. Les cadres du SGM seront assistés par les équipes de la DSI en cas de difficultés.